Aufgaben des Vorstands

1. Vorsitzender

  • Vorstandsitzung leiten, ca. 8 Sitzungen/Jahr (1. Vorsitzende Stimme zählt doppelt)

  • TSG Satzungsfest sein (ab und zu mal lesen)

  • Mitgliederversammlung leiten, jährlich (für genaue Infos, alte MGV Protokolle lesen)

  • Mitglieder für Ehrungen einladen

  • Satzungsänderungen bearbeiten (Zum Amtsgericht senden, neue Satzung muss vom Schriftführer und 1. Vorsitzenden unterschrieben werden, Ortsgericht)

  • Enge Zusammenarbeit mit Vorstand + Abstimmung über Vereinsentwicklung (z.B. Aufnahme neuer Angebote)

  • Helferessen einladen und Organisieren (Termin, Ort und Speiseplan)

  • Verschiedene Termine war nehmen (Kassenprüfung, Besondere Geburtstage, Jubiläen usw.) ca. 2-6 Jährlich

  • 2* Jährlich Kassenstand abfragen

  • Januar und Juli Mitgliederstand abfragen

  • Weihnachtfeier leiten (evtl. Weihnachtsmann machen) ;-)))

2. Vorsitzende

  • Anwesenheitsliste Helfer Kinderturnen führen, Stundenzettel kontrollieren und 2x im Jahr (Juli und Dezember ) an Koordinator Finanzen weiterleiten.

  • In beiden Gruppen Teilnehmer für vereinsinterne Aktivitäten motivieren (Pfngstumzug, Weihnachtsfeier, bis dato Abschlusswanderung ) und auch selbst anwesend sein.

  • Bei öfentlichen Veranstaltungen präsent sein

  • Reservierung von öfentlichen Einrichtungen bei der Gemeinde. Dazu gehört jedes Jahr das Elgerhaus für die Weihnachtsfeier, ca. 12 -18 Monate im Voraus. Grillhütte oder sonstige Räumlichkeiten je nach Bedarf (Termin ) wenn möglich ca. 1 Jahr im Voraus.

  • Organisation Besuch von Jubiläen, runden Geburtstagen usw. sowie Besorgung von Geschenken bzw. je nach Anlass Absprache wegen Spende.

  • 1 x im Jahr Kuratoriumssitzung besuchen, wichtige Vereinstermine der TSG dort bekanntgeben sowie Termine der anderen Vereine im Vorstand bekanntgeben, evtl. terminliche Überschneidungen koordinieren.

  • Bei ofziellen Anlässen Unterschrift leisten z.B. Unterschrift Ortsgericht bei Satzungsänderung.

  • Mithilfe bei der Weihnachtsfeier (Einkäufe hierfür tätigen)

  • Information /Absprache mit Gerätewart bei defekten oder nicht funktionstüchtigen Geräten /Handgeräten.

Schriftführer

  • Postadresse bei mir, d.h. Erledigung der Post, Verteilung an Vorstand. Weiterleitung von Rechnungen: z.B.Versicherungen, Mitgliedsbeiträge Verbände etc.

  • Einladung zu Sitzungen, Organisieren der Räumlichkeiten, Protokollieren der Sitzungen, Weiterleitung der Protokolle.

  • Überarbeitung von z. B. Satzung, Ehrenordnung etc. nach Beschlüssen des Vorstandes.

  • Korrespondenz mit dem LsbH,z.B. Aufistung der Vorstandsmitglieder, Zusendung

    Freistellungsbescheid auf Anfrage.

  • Archivierung der Vereinspost und der Protokolle.

 

Übungsleiterzuschüsse

  • Dafür Anfang Januar die geleisteten Jahresstunden erfragen (Koordinator Finanzen hat Aufstellung)

  • Die geplanten Jahresstunden besprechen, bzw. eintragen, wenn sich nichts ändert.

  • Die Gültigkeit der Lizenzen beachten. Bei Ablauf Übungsleiter aufordern Kopie der

    Verlängerung einzureichen.

  • Unterschriften der Übungsleiter , des Vorsitzenden und des Koordinators Finanzen einholen.

  • Antrag über die Gemeindeverwaltung einreichen, so dass er bis 31.03. an den LsbH weitergeleitet werden kann.

  • Rückforderung für das Vorjahr erfolgt im Juli.

  • Bestätigung der aktuellen ÜL und Gültigkeit der Lizenzen erfolgt im August.

  • Eingang des Geldes im Oktober

Koordinator Finanzen

  • Regelmäßiges Prüfen der Konten des Vereins auf Kontostand sowie erfolgte Belastungen und Gutschriften.

  • Verbuchen aller Einnahmen und Ausgaben. Dabei wird laufend überwacht, ob die genehmigten Haushaltsplanzahlen eingehalten werden.

  • Erstellen von Spendenbescheinigungen.

  • Vorbereiten von Beschlüssen des Vorstandes mit Auswirkung auf die Finanzen des Vereins.

  • Überwachen säumiger Mitglieder bezüglich der Zahlung ihrer Beiträge.

  • Bereitstellen von Wechselgeld bei Veranstaltungen des Vereins.

 

1* jährlich

  • Einzug der Mitgliedsbeiträge auf der Basis der Daten aus der Mitgliederdatei.

  • Budgetieren der Einnahmen und Ausgaben des folgenden Kalenderjahres. Dabei können die Vorjahreswerte als Basis dienen. Anstehende Änderungen sind zu berücksichtigen. Ziel ist ein ausgeglichener Haushaltsplan. Daraus kann sich der Bedarf einer Anpassung der Mitgliedsbeiträge ergeben.

  • Koordinieren der Kassenprüfung nach Abschluss des Geschäftsjahres.

  • Erstellen des Jahresabschlusses einschließlich Kassenbericht für die Jahreshauptversammlung/Mitgliederversammlung

 

2* jährlich

  • Abrechnen der ÜL-/Helferzahlungen.

 

Alle 3 Jahre

  • Fertigen der Steuererklärung.

Koordinator Turnen

  • Koordination aller grundsätzlichen Angelegenheiten der Angebote und Übungsstunden im Bereich Turnen (Gerätturnen, Kinderturnen, Eltern+Kind, Gymnastik versch. Art, Step, Parkour, Calisthenics, Tanzen) im Vorstand

  • Neue Vereinsangebote und Ideen im Bereich Turnen und Gymnastik initiieren und voranbringen

  • In Zusammenarbeit mit dem Gerätewart bestehende Gerätschaften pflegen, warten und neue Anschaffungen auf den Weg bringen

  • Einsatz der ÜL und Helfer im Bereich Turnen koordinieren

  • Neue ÜL und Helfer für den Gesamtbereich Turnen und Gymnastik suchen, Nachwuchs interessieren, Möglichkeiten der Aus- und Fortbildung aufzeigen

  • Neue Kampfrichter für Gerätturnen suchen, Aus- und Fortbildung koordinieren

  • Kommunikation und Informationsverteilung mit ÜL und Helfern, Vorstand, Eltern in allen Angelegenheiten im Bereich Turnen

  • Weihnachtfeier planen, vorbereiten, organisieren (Aufgabenverteilung, Getränke und sonst., Programmerstellung)

  • Teilnahme am Schützenfest-Umzug in Gruppen organisieren

  • Ansprechpartner für Fragen, Anregungen, Probleme im Bereich Gerätturnen bzw. im Kontakt zur Grundschule

  • Verbindungsperson und Informationsaustausch mit Turngau, Turnverband, Sportkreis, Turnjugend, Sportjugend, anderen Vereinen

  • Meldung und Organisation zu Turnfesten, Veranstaltungen über das Gymnet

  • Weihnachtsmarkt-Teilnahme planen, kommunizieren, organisieren

 

Koordinator Spielen

  • Ansprechpartner für alle Fachbereiche der Kategorie Spielen (zur Zeit Volleyball, Basketball, Jedermannfreizeitsport)

  • Vertretung der Gruppen im Vorstand

1. Beisitzer

  • Anschaffung Langlebige Sportgeräte

  • Anfrage beim LSB ob Fördergelder für den Verein zur Verfügung stehen. Die Höhe der Förderung richtet sich nach der Mitgliederzahl. Formular zur Beantragung bei LSB anfordern, dann brauch man 3 Vergleichsangebote, das günstigste muss genommen werden. Kopien des Antrags und der Angebot werden auch an die Gemeinde und den Landkreis geschickt. Beide Bezuschussen mit 10%. Nach Rückmeldung des LSB , das damit zu rechnen ist dass der Zuschuss gewährt wird, kann bestellt werden. Bis die Gelder zugeteilt werden kann 1 - 2 Jahre dauern.

  • Versicherungwesen - Aufnahme und Weiterleitung der Sportunfälle sowie KFZ und Hapftlichtschäden. Formulare und Informationen gibt es im Internet http://www.arag-sport.de/ihr-sportversicherungsbuero/lsbh/

2. Beisitzer – Mitgliederverwaltung

Funktion LSB Vereinsbeauftragter

  • Vereinsdaten aktualisieren

  • elektronische Bestandserhebung

 

Datenschutzbeauftragter

  • Überwachung Datenschutz im Verein

  • Verpflichtungserklärung verwalten (Müssen alle erklären, die mit Vereinsdaten arbeiten.)

 

Mitgliederverwaltung Eintritt

  • Prüfen, ob in der Vergangenheit ein Vereinsausschluss ausgesprochen wurde.

  • Prüfen, ob Familienmitglieder bereits Mitglied sind (Familienbeitrag)

  • Erfassen neues Mitglied in Programm Vereinsmeister. Mitgliedsnummer wird automatisch vergeben.

  • Schreiben und Versenden/Verteilen der Eintrittsbestätigung

  • Ablage im Ordner nach Mitgliedsnummer

 

Mitgliederverwaltung Austritt

  • Eingang Kündigung vom 01.01. bis spätestens 4 Wochen nach der JHV, Kündigungsbestätigung zum 31.03 unterjährig, anteiliger Beitrag wird zum 01.06. eingezogen

  • Eingang Kündigung innerhalb restlichen Zeitraum erfolgt zum 31.12.

  • Kündigungsdatum in Vereinsdatenbank (Vereinsmeister) einpflegen.

  • Vor Erstellen der Kündigungsbestätigung prüfen, ob noch Mitgliedsbeiträge offen sind.

  • Schreiben und Verteilen/Versenden der Kündigungsbestätigung

  • Kopie Kündigungsbestätigung mit Kündigungsschreiben zusammenheften und sammeln.

  • Beschlossene Ausschlüsse vermerken und mit den anderen Kündigungen sammeln.

  • Ende des Jahres alle gesammelten Kündigungen und Ausschlüsse inklusive der zugehörigen Mitgliedsunterlagen in zugehörigen Ordner archivieren.

  • Alle Datensätze (Kündigung/Ausschluss) zum Ende des Jahres in Datenbank Mitgliederarchiv verschieben.

 

Mitgliederverwaltung Sonstiges

  • SEPA-Daten zu den Einzugsdatum erstellen

  • Liste Überweiser an Koordinator Finanzen

  • Erfassen von Änderungen im Datenbestand, wenn ein Zusammenhang mit Überweisern oder Rücklastschriften besteht, ist der Koordinator Finanzen zu benachrichtigen

  • Ende des Jahres Umstellung der Beiträge, K -> S, S->E, Überprüfung Familienstatus

  • Vernichten Unterlagen älter 10 Jahre

  • Daten für Kassenprüfung und Budgetplanung zur Verfügung stellen.

  • Jubilare an 1. Vorsitzenden senden (Einladung und Ehrung zur/auf JHV)

  • Geburtstagsliste erstellen und verteilen.

 

Ende des Jahres:

  • Kündigungen des Jahres in Datenbank umsetzen und Unterlagen archivieren

  • Bestandserhebung LSB

  • Jubilar- und Geburtstagslisten für Folgejahr erstellen.

  • Umstellung Beiträge

  • Plausibilität des Datenbestandes überprüfen

Koordinator/in Öffentlichkeitsarbeit

  • Berichte auf der Homepage und im Schauenburg-Kurier veröffentlichen

  • Bei verschiedenen Vereinsveranstaltungen Berichte schreiben und ggf. Fotos machen

  • Termine und Veranstaltungen auf der Homepage und im Schauenburgkurier (u.a. allgemeiner Veranstaltungskalender) bekanntgeben

  • Informationen auf der Vereinshomepage aktualisieren